La Ciberseguridad en los Despachos de Abogados. Parte 4

¿Cómo podemos reducir el riesgo de Fuga de Información?

Principio del mínimo privilegio

Artículo anterior:  Ciberseguridad en Despachos de Abogados. Parte 3

El “Factor Humano” es uno de los principales motivos de la Fuga de la Información, por ello es tan necesario llevar campañas de concienciación dentro de los despachos de abogados, pudiendo hacerlo extensible a terceros con los que mantengamos relaciones comerciales o profesionales: proveedores, colaboradores, personal externo.

También, se debe aplicar el principio del “mínimo privilegio” por medio del cual, un usuario con autorización, sólo puede tener acceso a aquella información de carácter sensible estrictamente necesaria para desempeñar sus funciones diarias.

A pesar de implantar medidas preventivas técnicas y organizativas, sigue existiendo la posibilidad de que se produzca un incidente de seguridad relacionado con la información que se maneja en el despacho.

Por eso, además de estar implementando nuevas medidas de protección, siempre deberemos de estar preparados por si se produce tal incidente.

Es decir, contar con un Plan de Riesgo adecuado.

Consecuencias

Las consecuencias no van a depender del tamaño del despacho de abogados sino del tipo de información que se maneje o el tipo de datos que se han podido ver afectados.
Es por ello, que las consecuencias que pueden producirse deben de preocupar y mucho a los responsables de los despachos de abogados.

Una adecuada gestión pesa por comprender sus posibles consecuencias, ya que en caso contrario no se podrá diseñar de una estrategia adecuada para poder tomar las decisiones e implantar las medidas adecuadas para gestionar y minimizar el impacto.

Por lo tanto, se trata de una tarea compleja y depende de muchos factores.

Estimación del Impacto. Consecuencias

1.- Consecuencias sobre el Daño en la Reputación del despacho. Generando un impacto muy negativo de la imágen del despacho, lo que llevaría a la pérdida de confianza de clientes y proveedores.

2.- Consecuencias Regulatorias. Pueden conllevar sanciones de distinta entidad, tanto civiles, penales, administrativas o deontológicas, en ocasiones de elevado importe.

3.- Consecuencias Económicas. Estrechamente relacionada con la anterior: disminución de la sin versiones, de los beneficios, del número de clientes…

4.- Otras consecuencias. Aquí se incluirían aquellas que pueden suponer un impacto negativo en otros ámbitos: político, diplomático, institucional o gubernamental.

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Aspectos Legales para montar una Tienda Online en España (2ª parte)

Tienda Online. Aspectos Legales (2)

Para montar una Tienda Online en España

Artículo anterior: Aspectos Legales de montar una Tienda Online : Aspectos Legales de montar una Tienda Online en España. Parte 1

Además, en este artículo vamos a analizar las tres normas principales (que no las únicas) que afectan de forma directa y que deberemos tener en cuenta en aquellos casos que queramos crear una Tienda Online (Ecommerce).

  • La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD). Ley 15/1999 de 13 de diciembre.
  • También, Ley de Servicios de Sociedades de la Información y del Comercio Electrónico (LSSI-CE) Ley 34/2002.
  • Además, la Ley que regula las CONDICIONES GENERALES DE VENTAS ONLINE que viene regulada por la ley anterior (LSSI-CE).
  • Se amplía con lo establecido en el real Decreto Legislativo 1/2007 de 16 de noviembre, que aprueba el texto refundido para la Defensa de los Consumidores y Usuarios.
Tienda Online en España
Tienda Online en España

Vamos a analizar cada una de estas normas y ver que asuntos regulan:

1.- Ley de Protección de Datos (LOPD):

Desde el mismo momento que una Tienda Online e incluso una simple página Web recoge datos personales de personas identificadas o identificables.

Aunque sólo sea su nombre y apellidos o NIF, domicilio, teléfono… e incluso tenga un Formulario de Contacto e independientemente de si su finalidad es económica o no (persona física que tiene una página web).

Se debe estar adecuado a esta ley y ello implica:

  • Dar de alta los ficheros ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD o AGPD).
  • Tener confeccionado el Documento de Seguridad.
  • Establecer de forma clara como el usuario de la web puede ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición) de forma clara y gratuita.
  • Recabar el consentimiento de los usuarios e indicar para que se toman los datos y que uso se le van a dar a los mismos.
  • Indicar en la Web que la página o tienda online está adaptada a la LOPD y a la LSSI-CE.

Todo esto nos va a evitar no sólo las propias sanciones que marca la AEPD y que van desde los 900 euros hasta los 600.000 euros en función de si son faltas Leves, Graves o Muy Graves, sino que como ya explicábamos en el post anterior:

Aspectos Legales de montar una Tienda Online en España. parte I,  esto nos va a dar una mejor calidad de cara a nuestros clientes o usuarios y damos una imagen de seguridad de nuestro propio negocio o actividad profesional.

2.- Ley de Servicios de Sociedades de la Información y Comercio Electrónico (LSSI-CE):

El concepto sociedad de la información es relativamente moderno y se utiliza debido a la expansión que está teniendo las redes de Comunicación sobre todo Internet.

Esta ley pretende regular el régimen jurídico de los servicios relacionados con internet y la contratación electrónica.

Los prestadores de servicios deben de indicar en su página web de una manera fija, fácil y directa además de gratuita varios puntos:

  • El nombre (si es persona física) o denominación social y datos de contacto.
  • Datos del Registro Mercantil o cualquier otro Registro Público.
  • NIF (caso de autónomos) o CIF.
  • Información sobre los productos o servicios y el precio de los mismos.
  • Los códigos de conducta a los que esté adheridos.
  • Correo Electrónico o datos de contacto: Formulario de Contactos, teléfono, fax…
  • Autorización Administrativa previa si estuviese obligado: Agencias de Viajes, Centros y Servicios Sanitarios…
  • Información sobre las “cookies”. Habrá que recabar el consentimiento de los usuarios después de que hayan sido informados de una manera clara, completa sobre las utilidad y finalidad de las mismas.
  • La Información sobre Políticas de Privacidad y de Seguridad.

Caso de no estar adaptado o de cometer alguna infracción la Ley distingue tres tipos de sanciones:

  • LEVES: Multa de hasta 30.000 euros.
  • GRAVES: Multa de 30.001 hasta 150.000 euros.
  • MUY GRAVES: Multa de 150.001 hasta 600.000 euros.

La supervisión, el control y potestad sancionadora pertenece en este caso al Ministerio de Industria, Energía y Turismo.
Salvo en los casos contemplados en los artículos 21 y 22 de la LSSI-CE: Comunicaciones comerciales electrónicas, cuya potestad sancionadora corresponde en este caso a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD),
y en el artículo 38.2 letra b que corresponde a la Comisión de Propiedad Intelectual.

El carácter gratuito de un servicio a través de una página web no determina por sí mismo que no esté sujeto a la presente ley.

Por tanto la ley se aplica incluso a nivel particular si teniendo una web se llevan actividades económicas que supongan un beneficio económico directo o indirecto (publicidad…).

3.- Condiciones Generales de Ventas Online (CGVO):

Toda Página Web que se dedique a la Venta Online, debe tener redactado un documento donde se recojan las condiciones de las ventas online.

También hay que señalar, que dicho documento debe contener una descripción clara de todos los términos para realizar esa venta.

Dicho documento debe ser particularizado para cada tipo de negocio (aquí tampoco sirve un corta-pega,
como algunas veces se utiliza de forma incorrecta), es totalmente diferente del tipo de negocio y de otros muchos aspectos.

El tener redactado un buen documento en nuestra Tienda Online de Condiciones Generales de Venta Online (CGVO) no solo nos va a evitar ser sancionados sino que va a implementar la confianza del cliente con nosotros al describir todas las conductas de las transacciones online.

La información que deberá contener es:

  • La identidad de la empresa o autónomo (parte vendedora), incluyendo su nombre comercial. Si es autónomo se pondrá el NIF.
  • Datos de contacto: dirección completa, correo electrónico, teléfono, fax…
  • Descripción clara y ordenada de los productos que se venden a través de la página web y sus precios, impuestos aplicables, gastos de envío y ofertas o descuentos que existan.
  • Los trámites para la compra online de forma detallada que no ocasione dudas al comprador.
  • Procedimientos de pago, entrega y ejecución. No pudiéndose cobrar cantidades extras por utilizar un medio de pago u otro.
  • El plazo de entrega no podrá ser superior nunca a 30 días naturales desde la compra del artículo.
  • La lengua o lenguas en las que se formalice el contrato.
  • El derecho de desistimiento que ahora es de 14 días (y no de 7 días como era antes) y el formulario para que el comprador pueda ejercerlo.
  • Los modos de dar solución al comprador cuando este recibe el producto de forma defectuosa o se haya producido un error en el envío.
  • Va a existir o no servicio postventa.
  • Si hay posibilidad de acogerse a sistemas extrajudiciales de resolución de conflictos (mediación, arbitraje…).
  • Nuestro consejo es que por muy poco, se puede conseguir mucho: “Nunca tendremos una segunda oportunidad de causar una primera buena impresión”.

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Pueden consultarnos a través de cualquiera de estos medios y les haremos un estudio particularizado y gratuito:

Teléfono: 635836314 (También whatsapp).
info@legalisconsultores.es

A través de CONTACTO en nuestra Web de Legalis Consultores.

De Legalis Consultores (Ignacio Puig Carles), sobre textos de la Agencia Española de Protección de Datos.

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Cámaras de Vigilancia.Comunidad de Propietarios

Comunidades de Propietarios

Dentro de lo establecido en la Ley de Protección de Datos (LOPD) y de la Instrucción 1/2006 de la Agencia Española de Protección Datos sobre las cámaras de videovigilancia, vamos a analizar durante distintos posts sobre temas relacionados con este asunto y que entendemos que por su importancia, deben ser conocidos.

Tratamos ahora sobre tema de las Cámaras de Videovigilancia respecto a las “Comunidades  de Propietarios” y de todos los aspectos importantes que deben ser observados:

1.- CONSENTIMIENTO

Para la Instalación de cámaras en zonas comunes, será necesario de forma previa, el acuerdo de la Junta de Propietarios que quedará reflejado en las actas de dicha junta.

Siempre aprobado por las 3/5 partes de la totalidad de propietarios…,

…según lo establecido en el artículo 17.3 de la Ley de Propiedad Horizontal.

En dicho acuerdo se establecerán las características de dicho sistema de seguridad, así como el número de cámaras y espacios donde se instalarán (artículo 5.1 LOPD).

2.- GRABACIÓN DE IMÁGENES

Siempre que se graben imágenes de personas y, previamente a su captura, se procederá a su inscripción del fichero en el registro General de Protección de datos (AEPD).

Cámaras de Vigilancia
Cámaras de Vigilancia

3.- DEBER DE INFORMACIÓN

Las cámaras de vigilancia, se instalarán en los distintos accesos a las zonas de Videovigilancia y, en lugar bien visible, uno o más carteles, que informen  de que se accede a dichas zonas.

Se indicará en dicho cartel, quien es el Responsable de Ficheros y ante quien se puede ejercer los derechos A.R.C.O.: Acceso, Rectificación Cancelación u Oposición. Asimismo se informará de las “Cláusulas de Información”.

Dichas Cláusulas estarán disponibles en Conserjería, Recepción o Tablón de Anuncio…

(-Desde Legalis Consultores  realizamos los escritos necesarios para ejercitar dichos derechos con asesoramiento jurídico en todos los casos-).

Si además las cámaras se han instalado para el control de los trabajadores (según establece el artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores).

Existen unos requisitos adicionales que se deben de cumplir como son:

Dar conocimiento a los trabajadores de que se van a instalar dichas cámaras, no grabar en aseos o zonas privadas de los empleados como pueden ser vestuarios o comedores…

(No es necesario el Consentimiento sólo su Conocimiento).

4.- INSTALACIÓN

Las cámaras deberán colocarse en lugares comunes de la Comunidad de Propietarios.

No podrán grabar imágenes de la vía pública, a excepción de una franja mínima de los accesos a los inmuebles en casos excepcionales.

Tampoco podrán captar imágenes de terceros o de fincas colindantes, o de cualquier otro espacio ajeno.

La contratación de un servicio de Videovigilancia externo no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación sobre la protección de datos.

5.-MONITORES Y VISUALIZACIÓN DE IMÁGENES

El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la Comunidad de Propietarios.

En ningún caso estarán accesibles a los vecinos dichas imágenes a través de una televisión comunitaria.

Si el acceso se realiza con conexión a Internet, se restringirá con un código de usuario y una contraseña, que solo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes.

Una vez instalado el sistema, se recomienda que haya un cambio de contraseñas.

6.- SISTEMA DE GRABACIÓN

El Sistema de grabación, se ubicará en un lugar  vigilado o de acceso restringido.

A las imágenes grabadas accederá el personal autorizado, que deberá introducir un código de usuario y una contraseña.
Las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación.

Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones,

se acompañaran a la denuncia y será posible su conservación para ser entregadas a las fuerzas y cuerpos de seguridad o a los juzgados o tribunales que lo requieran. No podrán utilizarse para otros fines.

De Legalis Consultores sobre textos de la Agencia Española de Protección de Datos y otras fuentes jurídicas.

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Las empresas y la Protección de Datos. (V). El Responsable de Seguridad.

Las empresas y la Protección de Datos. El Responsable de Seguridad.

Apuntes Jurídicos.

Hoy vamos a analizar la figura del “Responsable de Seguridad”.
En el “documento de seguridad”, deberá designarse  a uno o varios Responsable de Seguridad encargados de coordinar y controlar las medidas definidas en el mismo.

Deberá ser elegido entre la plantilla por el “Responsable de Ficheros” y deberá tener dotes organizativas y de coordinación ya que su labor comporta una importante carga de trabajo.

Es una persona que forma parte de la plantilla de la empresa (personal interno) y podrá pedir consejos y asesoramiento a profesionales especializados en protección de datos.

Conviene además que posea conocimientos en materia de protección de datos personales y se le deberá facilitar todos los recursos materiales que necesite.

Funciones del Responsable de Seguridad.

Funciones:

El Responsable de Seguridad es la persona encargada de velar  por el cumplimiento de las medidas, reglas, procedimientos y estándares de seguridad que se hayan delimitado y configurado en el “documento de seguridad” que haya establecido la empresa y que como sabemos es de obligado cumplimiento tenerlo confeccionado.

(tanto para autónomos como para pymes).

No se requiere que sea el responsable de cualquier incumplimiento, ya que por lo general la responsabilidad en los casos de incumplimiento recae sobre el “responsable de ficheros”, que es el titular de los mismos, quien los creó y quien decidió el tratamiento en base a unos usos determinados y a una finalidad concreta.

La labor del “Responsable de Seguridad” como gestor de bienes inmateriales (datos de carácter personal), es tener controlados todos los ficheros de datos y los flujos de entradas y salidas de información de la entidad.

Puede ser un técnico informático o un abogado especialista en materia de protección de datos.

Debe por tanto organizar y coordinar todos los procedimientos que contiene el “libro o documento de seguridad” y hacer que se cumplan:

Personal de la empresa, usuarios de sistemas, concienciación del personal y el deber de secreto que se debe garantizar.

Debe tener claro unos principios:

  • Confidencialidad: de todas las materias que controla y organiza.
  • Integridad: Los datos deben ser exactos y concretos y no deben sufrir alteración ni pérdida.
  • Disponibilidad: Sólo él decide quién puede disponer de acceso a los datos.
  • Ser Objetivo en su Trabajo y con los demás empleados de la empresa.
  • Guardar el “Deber de Secreto”.
  • Debe de revisar las “Copias de Seguridad”.
  • También debe comunicar cualquier fuga de información y su posterior utilización ilegítima.
  • Además, debe analizar los informes de las Auditorias de Protección de Datos, sacar conclusiones y comunicarlas al “responsable de ficheros”.
  • Tendrá que supervisar a los “programadores informáticos”. Y, en general, a todo el personal que tenga acceso a los datos.

Designar a un “responsable de seguridad” en ficheros calificados como  de riesgo “medio” o “alto” es una medida de seguridad de cumplimiento obligatorio.

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4ª Parte. Las Empresas y La Protección de Datos. Infracciones de algunos Empleados.

Las Empresas y La Protección de Datos. Infracciones de algunos Empleados.

Apuntes Jurídicos.

Hoy vamos a tratar de describir las principales “Infracciones” (más habituales) que suelen cometerse en las empresas por algún trabajador (Empleados).

Es decir, de los comportamientos abusivos e ilegales del personal:

Infracciones.

  • Creación de una empresa paralela. Se crea una empresa paralela con los activos de la empresa actual. El trabajador funda una nueva empresa aprovechando los recursos de la empresa donde trabaja. Esta conducta suele hacerse aliándose con otros trabajadores y lo hacen antes de darse de baja de la anterior. Al margen de poderse considerar como “Competencia Desleal”, la revelación de secretos ajenos que un trabajador conozca por su relación laboral es además, un “Delito Penal”.
  • Revelar datos Personales y otras informaciones de carácter Confidencial. Estas conductas suelen producirse en los puestos de trabajo y con los recursos que tienen los trabajadores para el desarrollo de su actividad. Aquí se trata de “Revelar” datos a terceros de datos personales del personal de la empresa, proveedores y clientes. La Cesión de Datos a terceros, sin el consentimiento de los afectados, además de no estar autorizado por la empresa va en contra de la Ley de Protección de Datos. A veces se producen accesos no autorizados a datos importantes por parte de personal con amplios conocimientos informáticos. También en estos casos estamos ante un Delito Penal.

Además…

  • Uso Abusivo de Internet. El uso de internet, cuando es abusivo, incluyendo el uso desmedido de correos electrónicos, aunque sea dentro de la red corporativa de la empresa, es el mayor perjuicio que se puede causar a los sistemas y recursos de las empresas. Aquí se pueden vulnerar conocimientos empresariales, revelar datos confidenciales.
  • Producir Daños Informáticos en los Sistemas de la Empresa. Se suele dar con trabajadores que están descontentos con su situación laboral o que han sido despedidos o no se les ha renovado su contrato. Aquí lo que se produce es que se altera, se destruye o inutiliza los recursos o datos de la empresa. Entraríamos aquí en un nuevo tipo de Delitos: “Delitos de Daños”, además de las responsabilidades administrativas que puede pedir la Agencia Española de Protección de Datos (A.E.P.D.).
  • Amenazas, Injurias y Calumnias a través de medios informáticos. Son delitos tipificados como tales por el Código Penal y de los que he tratado en otros post de forma individualizada.
  • Copia de Programas de Ordenador o de bases de datos, o de cualquier otro activo inmaterial de la empresa. Aquí se está infringiendo, cuando se transmiten a terceros, un Delito contra la Propiedad Intelectual, Derechos de Autor… pero también contra  delitos del código penal.
  • Intercambio de música, vídeos y Programas de Ordenador a través de la Red Corporativa de la empresa. Es también un delito tipificado en el código penal al margen de las responsabilidades que la empresa pueda tomar contra el trabajador.

En el próximo Post trataremos de la figura del “RESPONSABLE DE SEGURIDAD” (No del Responsable de Ficheros),
que toda empresa tiene que tener, así como de sus funciones.
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3ª Parte. Las Empresas y la Protección de Datos.

  

Las Empresas y la Protección de Datos.

3ª Parte.

Una Organización Empresarial (todo tipo de Empresas),
está constituida bajo la forma de sociedad mercantil o cualquier otra y puede tener distintos empleados o colaboradores que pueden acceder a datos personales.

Así es posible:

  • Que existan administrativos o personal de atención al cliente que necesiten el acceso a más cantidad de información que otros trabajadores de la misma empresa.
  • Que se den situaciones de contratos de colaboración o subcontratos con personal externo.

Pues bien, sea como sea la relación que pacte la empresa con los usuarios de los sistemas o con las personas que tengan acceso a datos personales, todos ellos están obligados al “deber de secreto”.

Deben guardar los datos y no revelarlos a terceros incluso aún después de terminar con la relación laboral. (artículo 10 L.O.P.D.).
Las obligaciones y funciones del personal con acceso a datos personales deben de estar muy  bien definidas y asignadas en el “Libro de Seguridad” de la empresa.

El Responsable de Ficheros deberá aplicar medidas para que el personal las conozca:

  •   Las normas de seguridad que afecten a sus puestos de trabajo deben ser bien conocidas. Si son incumplidas, el Responsable de Ficheros podrá repercutir las responsabilidades.

Debemos de distinguir entre:

1.- Personal Interno:

Que es el propio de la empresa, contratado por la misma para que lleve a cabo la prestación de los servicios. Estos a su vez pueden ser:

– Usuarios de los Sistemas Informáticos:

Son aquellos trabajadores o colaboradores que desempeñan sus funciones en la empresa y que para el desarrollo de su actividad disponen de equipos informáticos donde pueden acceder con facilidad a datos personales.

Manipulan una cantidad enorme de información y, deben de tratarla conforme al deber de secreto y con respeto a la finalidad y usos del fichero de datos que estén tratando y que además deben de conocer.

Sólo podrán tratar la información conforme las funciones que el Responsable de Seguridad les ha asignado en el Documento de Seguridad que deberá venir de forma clara y bien especificada.

-Usuarios que tienen acceso a información pero no de forma automática (no Informática): Albaranes, Facturas, Ficheros Físicos…

También se aplica lo mismo que en el caso anterior. Se debe de respetar sobremanera el “deber de secreto”, no pudiendo revelar dicha información ni tampoco apropiarse de ella.

Por lo tanto, el Personal Interno de la empresa que utilice datos personales o los someta a tratamiento, deberá de observar la normativa de la Ley de Protección de Datos y tendrá que venir definida su función en el Libro de Seguridad.

2.- Personal Externo:

El personal externo es aquél que trabaja en los locales de la empresa pero que son subcontratados por la misma.

Se recomienda que firmen el documento denominado:

“compromiso de confidencialidad” para que se den perfectamente por enterados de que conocen la normativa sobre protección de datos.

Responsable de Ficheros.

El Responsable de Ficheros:

Deberá cerciorarse que el contrato entre la empresa o la persona prestadora de los servicios tiene en cuenta lo establecido en el artículo 12 de la Ley de Protección de Datos.

El “Responsable de Ficheros”:

Será el Prestatario del Servicio y el “Encargado del Tratamiento” será el Prestador de los Servicios con una serie de obligaciones que repercuten a ambos.

Aquí el “Encargado del Tratamiento” es el que debe velar para que se cumpla la Ley.

En el próximo Post veremos las “INFRACCIONES” más habituales del personal de las Empresas.

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